活動企劃公司推薦大衛David提供各類型活動企劃、表演節目、活動主持人、樂團表演、舞台設計、燈光音響、尾牙春酒、家庭日、開幕剪綵、開工動土、記者會、發表會、經銷商大會、表揚活動、頒獎典禮、活動規劃,台北、桃園、新竹活動公關公司推薦

想辦活動卻因為沒有經驗而苦惱嗎?專業的活動企劃公司能根據您的需求具體規劃各式各樣的活動專案,讓您在籌辦活動時能依據明確的企劃書來執行,只要將您的活動目的、預算、預期成效…等告知活動企劃公司,便能有專業的團隊為您制定合適的工作流程規劃,並為您整理出活動企劃的費用、常見的活動策劃類型、辦活動的流程介紹…等資訊,幫助您在籌辦活動時更順利。

活動企劃費用約需$10,000-$100,000元不等,若是較複雜、需要耗費較長時間規劃的大型專案,則可能會超過$100,000元。影響活動企劃費用的因素眾多,例如:您需要的服務項目、想舉辦的活動類型、預期的活動規模、需要投入的資源、期望達到的成效…等,皆會影響活動企劃的費用,其中,又以活動專案的時長、專案的複雜度影響最大,視活動企劃公司不同,亦有少數公司會以活動成效的抽成佣金來報價。

 

常見活動企劃類型

 

  1. 公司年會、尾牙春酒
  2. 企業家庭日、員工日
  3. 運動會、園遊會
  4. 開幕典禮、週年慶
  5. 記者會、產品發表會
  6. 主題、展場活動
  7. 校園表演活動
  8. 社區活動、節慶活動
  9. 廟會、藝文活動
  10. 政府公部門活動

 

辦活動流程介紹

 

1.確認活動目的

辦活動時,首先您要思考自己辦活動的目的,是希望推廣品牌、拓展新客源;促成業績、提升轉換率;或是鞏固舊客源,期望達成再行銷,雖然一場活動未必只能針對一個目的來舉辦,但在時間與資源有限的情況下,若您能先確立清楚活動最主要的目的,才能更精準的規劃活動內容與流程,以達到最大活動效益。

2.內容與流程規劃

在規劃活動內容與流程時,您需要考慮:活動主題、活動類型、活動細節、活動流程與期程安排及合作廠商…等事項,清楚且詳盡地列出需要執行的項目,才能幫助您在事前籌備與活動進行時更有效率,下面為您簡單介紹各事項所涵蓋的內容:

  • 活動主題:活動主題不但需要仰賴靈感與創意,亦需要根據目標客群的喜好與特性去設定,才能讓活動成功取得受眾的反響與共鳴。
  • 活動類型:活動類型可以根據舉辦的方式以及活動目的來細分,例如線上活動、實體活動,或是曝光活動、促銷活動、再行銷活動、抽獎活動…等。
  • 活動細節:內容細節涉及到活動舉辦的各個細項,例如舉辦時間、地點、具體的活動節目、需要準備的物品…等。
  • 活動流程與期程安排:流程與期程安排則是指籌辦工作的時間規劃與內容分工,為了確保活動能在預計時間內完成,您需要事先規劃各項工作的進度流程以及任務分配,例如活動宣傳的時間、採購的時間與人力、跨部門的討論安排、會場佈置、燈光音響…等。
  • 合作廠商:舉辦一場活動勢必要與各式各樣的廠商合作,舉凡合作對象選擇、擬定合作契約、籌備過程中的監督與確認…等皆是不可缺漏的重要環節。

3.投入資源

資源投入的多寡與分配方式是前置規劃裡相當重要的一個環節,行銷預算的配置會直接影響到活動的品質與成效,但亦須考慮活動能帶來的效益,以投入適量的人力、費用,以及時間成本。人力方面,建議可以根據專案的大小來決定配置的人數;估算費用時,則建議可以將各項支出簡單區分為固定成本、變動成本,例如:人事支出、外包項目、廣告費用…等可視為固定成本,交通費、雜費…等,可調整運用的部分則為變動成本,您可以保留部分的預算彈性,以方便因應臨時狀況的支出。

4.效益評估

在進行效益評估時,根據結果呈現的方式可簡單分為量化與質化兩種方式,量化是指實際數據的呈現,例如:公關活動的場次數、新聞稿篇數、預期來客數、廣告的曝光數與點擊數…等;質化則為對於活動成效的文字敘述說明,例如:說明活動如何提升品牌知名度、如何鞏固舊客源、如何提升消費者對品牌的信賴感等。

 

活動公關公司提供的服務

一、活動企劃:規劃活動的節目、流程與經費運用

活動公關公司首先會與客戶討論,理解客戶的活動目標、品牌形象和相關需求,幫助制定全面的活動規劃方案,包括:

1、確定活動目的和主題:理解客戶期望的活動目標、活動企劃的重點、活動的主題氛圍…等

2、節目設計:制定活動流程、安排嘉賓、表演節目、互動活動…等

3、預算規劃:根據客戶預算,合理分配資源,舉凡場地租賃、器材租用、飲食服務、行銷宣傳…等

4、定義目標受眾:確定活動的目標受眾,使活動符合目標受眾的需求和期待

5、場地選擇:根據活動規模和性質,選擇適合的場地並幫助協商簽約事宜

二、活動統籌:找到辦活動的合作廠商

活動公關公司也會負責整體活動統籌,以確保活動安排按規劃進行,包括:

1、合作廠商協調:確定並聯繫合適的供應商、承包商和合作夥伴,舉凡活動場地佈置、舞台搭建、活動主持人、表演節目、燈光、音響活動攝影、活動錄影、餐飲服務等,視活動公關公司不同,有些活動公關公司亦可替您承包媒體行銷、廣告宣傳等服務項目。

2、流程管理:協助制定活動流程表,監督活動進展,確保每個環節按計劃進行

3、資源管理:協調活動所需的資源,舉凡人力、時間、預算和物料…等

4、風險管理:評估及管控潛在風險,並制定應對措施

三、活動執行:確保活動當天的流程順利進行

活動公關公司也負責活動當天的執行,以確保活動順利執行,包括:

1、現場協調:負責場地佈置、設備配置、技術支援、嘉賓接待…等,確保活動環境符合預期規劃

2、運營管理:監督活動執行團隊,協調各方合作,確保流程順暢

3、問題解決:及時應對任何突發情況,解決問題,確保活動進行順利

4、處理客戶回報問題:根據客戶回報的問題,隨時進行調整,確保活動符合客戶期望